Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung: Warum positive Fragen bessere Maßnahmen bringen

Aydin NasseriGeschäftsführer, Cogitaris GmbHProfil auf LinkedIn

Eine Pflicht mit Imageproblem

Die Einladung kommt per Mail, und der Betreff lautet sinngemäß: „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung – bitte teilnehmen“. Wer so eine Nachricht im Posteingang hat, denkt selten an Arbeitsabläufe oder Raumklima. Viele lesen heraus, dass jemand prüfen will, ob sie psychisch belastbar sind. Genau an dieser Stelle verlieren viele Projekte ihre Belegschaft, bevor die erste Frage gestellt ist.

Dabei ist die Pflicht alt genug, um Routine zu sein: Seit der Änderung des Arbeitsschutzgesetzes 2013 steht die psychische Belastung ausdrücklich neben Lärm, Gefahrstoffen und körperlicher Beanspruchung. Jeder Arbeitgeber muss sie ermitteln, beurteilen, Maßnahmen ableiten und das Ganze dokumentieren, unabhängig von der Größe des Betriebs. In der Praxis erleben wir trotzdem zwei Reaktionen: Entweder wird die Beurteilung als lästige Formalie so schmal wie möglich erledigt, oder sie wird so problemorientiert aufgezogen, dass sich Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen verdächtigt fühlen. Beides verschenkt die Chance, die in der Pflicht steckt.

Gemessen wird die Arbeit, nicht der Mensch

Der wichtigste Satz für die interne Kommunikation ist zugleich der fachlich präziseste: Psychische Belastung bezeichnet nach DIN EN ISO 10075 die Gesamtheit der Einflüsse, die von außen auf einen Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken. Gemeint sind also Zeitdruck, Unterbrechungen, unklare Zuständigkeiten, fehlende Rückmeldung, Lärm oder Schichtpläne. Wie ein einzelner Mensch damit zurechtkommt, nennt die Norm Beanspruchung, und die ist ausdrücklich nicht Gegenstand der Gefährdungsbeurteilung.

Für die Umsetzung folgt daraus einiges. Die Befragung fragt nach Arbeitsbedingungen, nicht nach Befinden. Die Auswertung vergleicht Tätigkeitsfelder und Bereiche, keine Personen. Und die Maßnahmen setzen an der Organisation an: an Abläufen, Ausstattung, Führung und Information. Wenn ein Team unter ständigen Unterbrechungen leidet, ist die passende Antwort eine geschützte Arbeitszeit ohne Störungen, kein Resilienztraining für die Betroffenen. Wer diese Logik der Belegschaft erklärt, nimmt dem Projekt den größten Teil seiner Bedrohlichkeit.

Die Fragerichtung prägt das Ergebnis

Ob eine Befragung als Verdacht oder als Bestandsaufnahme ankommt, entscheidet sich im Fragebogen selbst. Viele Instrumente arbeiten mit Aussagen, die Mängel beschreiben, oder mischen Mängel- und Stärkenaussagen bunt durcheinander. Beides hat Nebenwirkungen. Wer Frage für Frage Defizite bewerten soll, liest zwischen den Zeilen die Erwartung, dass etwas nicht stimmt. Und wer bei jeder Aussage neu prüfen muss, in welche Richtung die Skala diesmal zeigt, verwechselt irgendwann die Richtung, ohne es zu merken. Diese Verwechslungen landen als Fehler in den Daten und verzerren genau die Bereiche, in denen es eng wird.

Durchgehend positiv formulierte Aussagen lösen beide Probleme auf einmal. Eine Aussage wie „Die Arbeitsbedingungen sind sicher und ungefährlich.“ beschreibt den erwünschten Zustand und lässt die Befragten einschätzen, wie weit er zutrifft. Die Skala zeigt immer in dieselbe Richtung, die Belastung wird über die Abweichung vom Zielbild sichtbar. Diese Konstruktion steckt hinter dem PLUS im Namen unseres Verfahrens PsyBePLUS®, das wir gemeinsam mit dem Grazer Institut pluswert und der Universität Göttingen entwickelt haben: 36 Aussagen in den vier Dimensionen Arbeitsaufgabe, Abläufe und Organisation, Sozialklima und Arbeitsumgebung, alle positiv formuliert.

Der Effekt zeigt sich im Projektalltag an zwei Stellen. Die Teilnahmebereitschaft ist höher, weil die Befragung als Einladung zur Mitgestaltung gelesen wird. Und die Ergebnisdiskussion beginnt anders: Ein Profil, das zeigt, wie nah ein Bereich am guten Zustand ist, lässt sich mit Führungskräften besprechen, ohne dass jemand in die Verteidigung geht.

Was gut läuft, gehört in die Maßnahmenliste

Eine Beurteilung, die nur nach Schwachstellen sucht, übersieht die Hälfte der Information. In fast jedem Unternehmen gibt es Bereiche, in denen Zusammenarbeit, Informationsfluss oder Arbeitsorganisation auffallend gut funktionieren. Diese Stärken sind keine Randnotiz, sie sind der Rohstoff für Maßnahmen an anderer Stelle: Was ein Team für sich gelöst hat, lässt sich häufig übertragen, und zwar glaubwürdiger als jede Maßnahme vom Reißbrett.

Wir empfehlen deshalb, im Maßnahmenblatt zwei Arten von Einträgen vorzusehen: Maßnahmen, die eine Belastung senken, und Maßnahmen, die einen guten Zustand sichern. Letztere kosten meist wenig, etwa die Entscheidung, ein bewährtes Übergaberitual bei einer Umstrukturierung ausdrücklich beizubehalten. Für die Belegschaft ist diese zweite Liste ein deutliches Signal: Die Befragung hat auch registriert, was funktioniert.

Maßnahmen entstehen im Raum, nicht im Bericht

Der Ergebnisbericht zeigt, wo die Belastung über dem Vergleichswert liegt. Was dagegen zu tun ist, steht nicht darin, und das ist richtig so. Die Ursachen hinter einem auffälligen Wert kennen die Menschen, die dort arbeiten. Deshalb gehört zwischen Auswertung und Maßnahmenblatt ein Workshop mit den Betroffenen und ihren Führungskräften, digital oder vor Ort. Moderiert wird er am besten von jemandem außerhalb der Linie, bei uns von den Arbeitspsychologinnen und Arbeitspsychologen unseres Partners pluswert.

Für die Priorisierung hat sich das S-T-O-P-Prinzip bewährt: Lässt sich eine Belastungsquelle ganz beseitigen (Substitution), kommt das vor technischen Lösungen, diese vor organisatorischen Änderungen und diese vor Maßnahmen, die an einzelnen Personen ansetzen. Das Ergebnis des Workshops ist eine kurze Entscheidungsvorlage für die Geschäftsleitung: welche Belastung, welche Maßnahme, wer verantwortlich ist, bis wann. Aus dieser Vorlage wird mit wenig Aufwand die Dokumentation, die der Gesetzgeber verlangt und die Arbeitsschutzbehörden bei einer Besichtigung sehen wollen.

Ein Hinweis zur Ressourcenfrage, die uns oft gestellt wird: Wer ohnehin eine Mitarbeiterbefragung plant, muss die Belegschaft für die Gefährdungsbeurteilung kein zweites Mal befragen. Die 36 Aussagen lassen sich in eine bestehende Befragung integrieren, sodass eine Feldphase Mitarbeiterbefragung und Gefährdungsbeurteilung zugleich abdeckt, ohne die Teilnehmenden doppelt zu beanspruchen.

Aus dem Projekt wird Routine

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Ereignis. Das Gesetz verlangt, sie zu aktualisieren, sobald sich Arbeitsbedingungen ändern, und eine Wiederholungsmessung etwa ein Jahr nach der ersten Erhebung zeigt, ob die Maßnahmen gewirkt haben. Damit das nicht jedes Mal ein neues Großprojekt wird, lohnt es sich, vier Dinge in bestehende Abläufe einzubauen:

• Maßnahmen in den Regelbetrieb: Die Einträge aus dem Maßnahmenblatt laufen in denselben Besprechungen mit, in denen auch andere Vorhaben nachgehalten werden. Eine separate Arbeitsschutzliste, die zweimal im Jahr aufgeschlagen wird, gerät in Vergessenheit.
• Führungskräfte als Beteiligte: Wer die Ergebnisse seines Bereichs selbst mit dem Team bespricht, trägt die Maßnahmen anders als jemand, dem sie zugestellt werden. Das Thema gehört deshalb in die Führungskräfteentwicklung, nicht nur in die Arbeitsschutzunterweisung.
• Neue Mitarbeitende einbeziehen: Wer frisch im Unternehmen ist, sieht Abläufe noch mit Abstand. Eine kurze Frage nach den ersten Wochen liefert Hinweise auf Belastungen, an die sich der Rest der Belegschaft längst gewöhnt hat.
• Ergebnisse zurückspielen: Die Belegschaft erfährt, was gemessen wurde, was beschlossen ist und was sich seitdem verändert hat, über die Kanäle, die ohnehin gelesen werden. Nichts sichert die Teilnahme an der nächsten Welle so zuverlässig wie sichtbare Folgen der letzten.

Woran Sie ein geeignetes Verfahren erkennen

Das Arbeitsschutzgesetz schreibt kein bestimmtes Instrument vor, verlangt aber, den Stand der Arbeitswissenschaft zu berücksichtigen. Für Fragebogenverfahren heißt das: Sie sollten die Anforderungen der DIN EN ISO 10075-3 erfüllen, also nachweisbar objektiv, zuverlässig und gültig messen und die vier Belastungsdimensionen getrennt abbilden. Ein Blick in unabhängige Verzeichnisse hilft bei der Einordnung. PsyBePLUS® ist in der Testdatenbank PSYNDEX des Leibniz-Instituts für Psychologie dokumentiert und war das erste Verfahren im Qualitätsverzeichnis des Berufsverbands Österreichischer Psychologinnen und Psychologen.

Mindestens ebenso wichtig wie das Instrument ist der Prozess drum herum: verständliche Information vor der Befragung, Anonymität über Mindestfallzahlen, Vergleichswerte für die Einordnung, moderierte Maßnahmenentwicklung und eine Dokumentation, die ohne Nacharbeit prüffähig ist. Bei Cogitaris ist PsyBePLUS® das Zusatzmodul von EX:CONNECT, unserer Mitarbeiterbefragung, und lässt sich ebenso eigenständig einsetzen.